Sechs hilfreiche Tipps für eine erfolgreiche DAM-Integration

Vielbeschäftigte und dezentral organisierte Unternehmen können mit einem effektiven Digital Asset Management (DAM) Geld, Zeit und Stress sparen. Und von überall aus mit nur drei Klicks auf alle ihre Bilder, Videos und Grafiken zugreifen. Abhängig von Ihren Bedürfnissen können Sie ein DAM-System in kurzer Zeit implementieren. Wir zeigen auf, wie das in sechs Schritten zum Erfolg führt.

1. Vorauswahl treffen und Produkt wählen

Der erste Schritt besteht darin, das richtige DAM-System für Ihr Unternehmen zu finden. Selbstverständlich stehen wir Ihnen während des kompletten Entscheidungsprozesses als Ansprechpartner zur Seite. Jedes System hat seine eigenen besonderen Stärken. Um das richtige DAM-System auszuwählen, müssen Sie zuerst herausfinden, was es leisten soll:

• Sprechen Sie mit Ihren Kreativen und Projektmanagern über die Herausforderungen, die die Software lösen soll. Was verursacht bei ihnen typischerweise Verzögerungen und Frustrationen?
• Berücksichtigen Sie die Art Ihrer Assets – einige DAM-Systeme haben spezielle Funktionen für verschiedene Dateitypen, wie z.B. Videofiles oder InDesign-Dateien.
• Schauen Sie sich Ihren bestehenden Software-Stack an – prüfen Sie diesen auf Kompatibilität und Integrationen.
• Denken Sie an die Zukunft. Bietet die Software Möglichkeiten, sicher und kostengünstig zu skalieren?

2. Produkt bestimmen und kennenlernen

DAM-Systeme sind in der Regel sehr flexibel und können genau nach Ihren Bedürfnissen konfiguriert werden. Die Spezialisten der a&f systems führen Sie durch die volle Funktionalität des Systems und erläutern Ihnen, was sie für die Erarbeitung Ihrer individuellen Lösung benötigen. Elemente wie Dateistruktur, Taxonomie und Berechtigungen sorgen dafür, dass Ihre Assets immer leicht zu finden und für die richtigen Personen verfügbar sind.

3. Prozess planen, Integration vorbereiten

Während wir das System auf Ihre Bedürfnisse zuschneiden, entscheiden Sie, wie Sie das System im Detail nutzen möchten. Diese Punkte sollten Sie berücksichtigen:

Benutzer und Berechtigungen

Wer wird das System benutzen und was sollen die einzelnen Nutzer tun können? Möchten Sie externen Benutzern, z.B. Kunden, Partner oder Lieferanten den Zugriff auf das System erlauben?

Typische Rollen sind:

• Administratoren: Bearbeiten das DAM-System selbst und alle Inhalte
• Redakteure: Laden Assets in das System bearbeiten diese
• Benutzer: Haben geringere Rechte, wie z.B. nur Download oder Vorschau

Struktur

• Zentraler Speicher für alle Ihre Kunden oder Aufteilung sämtlicher Assets in einzelne Kundenportale?
• Kategorien für die Strukturierung der Speicherung von Assets?

Dateisuche und -abruf

• Welche Filter für die Sortierung der Suchergebnisse?
• Erfassung von Metadaten über die Assets über Benutzereingabe oder KI?

Wenn Sie diese Schlüsselfaktoren bestimmt haben, können wir die Funktionen innerhalb des Systems aktivieren. Und Sie die Konfigurationen überprüfen und testen. Wenn Sie es schaffen, Ihre Mitarbeitenden an Bord zu holen und sie von der vollumfänglichen Nutzung des Systems zu überzeugen, maximieren Sie Ihren Return on Investment.

4. Inhalte lokalisieren, prüfen und hochladen

Sobald Ihr System eingerichtet ist, können Sie mit dem Hochladen von Assets beginnen. Ein DAM schafft einen zentralen Ort, an dem alle Assets abgelegt sind. Hierfür müssen alle Mitarbeiter ihre Inhalte, die sie derzeit auf ihrem persönlichen Desktop, im Netzwerk oder in ihren E-Mails haben, zentralisieren. Viele Unternehmen haben veraltete Dateien, alte Druckvorlagen und abgelaufene Assets in ihren Archiven. Legen Sie im Voraus einige Kriterien für die Auswahl der relevanten Assets fest.

Zum Beispiel:

• Aktualität: Sind die Daten für Ihre aktuelle Arbeit noch relevant?
• Beliebtheit: Wie oft wird ein Asset verwendet?
• Knappheit: Ist dies das einzige Asset, über das Sie für einen bestimmten Zweck verfügen?
• Alter: Ist ein Asset inzwischen offensichtlich veraltet?

Schliesslich können Sie die Daten bestimmten Kategorien zuordnen und relevante Metadaten ergänzen.

5. Nutzung starten, Mitarbeitende einführen

Je nach Grösse Ihres Unternehmens und der Komplexität Ihres DAMs können Sie jeden Prozess einfach selbst durcharbeiten. So prüfen Sie, ob er intuitiv und wie geplant funktioniert. Oder Sie bilden eine Testgruppe aus einigen Nutzern, um die Funktionalität für verschiedene Anwendungen zu testen. Sobald Sie alle Störungen und Probleme beseitigt haben, können Sie das System ausrollen. Hier sind allenfalls interne Schulungen ratsam.

6. System unterhalten und weiterentwickeln

Ist Ihr DAM eingerichtet, sollten Sie fortan laufend Zeit in die Pflege investieren. So maximieren Sie Ihren Nutzen, indem Sie sicherstellen, dass die Bedienung effektiv und einfach bleibt. Wir empfehlen Ihnen, einen Systemadministrator zu ernennen, der dafür verantwortlich ist, Ihr System immer auf dem neusten Stand zu halten. Die wichtigsten Bereiche, um die er sich kümmern sollte, sind:

• Sicherstellen, dass alte Assets archiviert werden
• Mitarbeitende einführen und unterstützen
• Sicherheitsupdates wahrnehmen