Imagine: Bauer Media Group setzt auf WoodWing

Seit Herbst 2021 arbeitet die Bauer Media Group länderübergreifend auf der einheitlichen Systemumgebung von WoodWing. Imagine all the people!

Imagine: Bauer Media Group setzt auf WoodWing

Die Bauer Media Group publiziert als nachhaltig erfolgreiches Medienunternehmen Inhalte für Millionen von Menschen in ganz Europa. Das Angebot reicht von Print- und Online-Publikationen über Hörfunk und Audio-Unterhaltung bis hin zu Preisvergleichsdiensten für Verbraucher und digitalen Marketingdienstleistungen. Bauer Media befindet sich in der fünften Generation in Familienbesitz und konzentriert sich auf eine verbraucherorientierte Denkweise. Die 16‘000 Mitarbeitenden haben ein gemeinsames Ziel: Inhalte und Dienstleistungen zu liefern, die das tägliche Leben der Menschen bereichern. Gemeinsam mit der a&f systems ist die Bauer Media Group einen grossen Schritt in Richtung Zukunft gegangen – und setzt auf die Produktpalette von WoodWing.

Die Ausgangslage

Bislang arbeiteten die drei beteiligten Länder der Bauer Media Group – Deutschland, UK und Polen – mit verschiedenen Redaktionssystemen. Für Deutschland und das Vereinigte Königreich wurde zwar dasselbe System eingesetzt, jedoch funktionierten beide komplett voneinander getrennt. Die DAM-Systeme der drei Länder waren komplett unterschiedlich, fragmentiert und boten keine Möglichkeit zur übergreifenden Verfügbarkeit von Content. Zudem griff das Medienhaus in Polen auf eine Eigenentwicklung zurück, welche nicht mehr unterstützt wurde. Jedes Land hatte somit andere Workflows, (Um-)Systeme und andere Abhängigkeiten sowie Strukturen.

Die Zielsetzung

Das Ziel der Bauer Media Group war es, ein zentrales Redaktions- und DAM-System zu etablieren, das sowohl für Deutschland, Polen als auch das Vereinigte Königreich funktioniert. Dieses sollte zudem einfach und unkompliziert zu bedienen sein und die Kollaboration über alle beteiligten Länder hinweg massiv ausbauen und stärken. Dabei sollte ein Standard bezüglich Funktionalitäten, Rechten und Struktur etabliert werden, der die Bedürfnisse aller beteiligten Regionen abdeckt und gleichzeitig im Tagesgeschäft vernünftig zu unterhalten ist. Davon sollten mehr als 260 Publikationen und 1‘600 User profitieren. Ebenso sollte der Re-Use von Content über alle Regionen hinweg einfach gewährleistet werden. Die Wiederverwendung von Inhalten war eines der übergeordneten Hauptziele bezüglich Effizienz-Steigerung und Kosteneinsparungen. Aus diesem Grund suchte die Bauer Media Group zuerst nach einem zentralen DAM-System. Durch diverse Workshops der a&f systems gemeinsam mit WoodWing wurde jedoch schnell klar, dass die zusätzliche Einführung eines Redaktionssystems zielführender war. Denn andernfalls wären nicht nur entsprechende Spezialentwicklungen benötigt worden, sondern auch zahlreiche Medienbrüche die Folge gewesen.

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Die Lösung

Die Lösung für die Ansprüche der Bauer Media Group bot WoodWing. Dabei standen die beiden WoodWing-Systeme «Studio» und «Assets» im Zentrum, welche durch individuelle (Plugin-)Entwicklungen erweitert und deren kundenspezifische Schnittstellen mit diversen Umsystemen verbunden wurden. Der Vorteil: Die Kombination aus Redaktionssystem und DAM-System stammt nicht nur aus einem Haus, sondern deckt auch die Anforderungen aller beteiligten Länder ideal ab. Vor allem die in WoodWing sehr einfach einsetzbaren, standardisierten Layout-Templates vereinfachen das tägliche Schaffen. Durch den Best-of-Breed-Ansatz konnte die a&f systems eine saubere Ablösung sowie die Anbindung bestehender Systeme garantieren. Bei dem Projekt handelte es sich um das erste WoodWing-Cloud-Projekt in Europa – und dies gleich in einer enormen Grösse, was Benutzer, Content und geografische Ausdehnung betrifft.

Der Projektablauf

Das gesamte Grossprojekt startete im Sommer 2020 mit einem Proof of Concept für WoodWing Assets. Das dedizierte Programm namens «Imagine» wurde dann im Februar 2021 aufgezogen. Es bestand aus diversen Subprojekten, Projektleitern, Business Analysten sowie unterschiedlichen Personen, welche das Geschäft bei der Transition unterstützten. Die Bauer Media Group begann also zuerst mit einer umfassenden Business-Analyse, welche dann an die a&f systems zur Umsetzung weitergegeben wurde. Natürlich dauerte es etwas, bis eine gemeinsame Struktur gefunden wurde und auch die verschiedenen Personen und Abläufe des Kunden besser bekannt waren. Das Projekt wurde von Anfang an in mehrere Phasen aufgeteilt, um Publikation/Segment um Publikation/Segment auf das neue sogenannte GPS (Global Publishing System) zu migrieren. Das GPS bestand aus den WoodWing-Produkten im Zentrum und den integrierten Umsystemen, welche für die Produktion genutzt werden – sozusagen die Redaktionssystem-Umgebung. In jedem Land gab es andere Grundvoraussetzungen zur Ausgangslage. Die Arbeitsweisen sollten konsolidiert und in einem System abgebildet werden.

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Als erstes wurde der Entwicklungs-Start der Schnittstelle zum vorherigen System (Blattplanung) angegangen. Nach und nach wurden die alten Systeme dann auf die Produktionsumgebung von WoodWing umgestellt. Das GoLive des neuen Systems erfolgte schliesslich im Herbst 2021. Parallel dazu fanden Workshops zur Definition von standardisierten Benutzergruppen und -rechten statt. Es wurde eine Definition von sogenannten «SmartTemplates» festgelegt, um eine einheitliche, technische Struktur der einzelnen Brands und Layouts zu ermöglichen. Der Zweck war eine einfache und standardisierte Integration sowie die Sicherstellung der künftig nachgelagerten Verwendungszwecke. Digitale Artikel-Strukturen- und -komponenten wurden definiert mit den Zielen, die Integration bei gleichzeitiger Flexibilität im Tagesgeschäft zu standardisieren und den Re-Use sicherzustellen. Es wurde eine Schnittstelle zu monday.com (Themen sowie Artikel-/Layout-Planung) entwickelt sowie auch die Schnittstelle zu Amendo (Bildoptimierung), diverse Plugins für WoodWing Studio und WoodWing Assets wurden schrittweise ausgerollt.

«Die Zusammenarbeit mit der a&f systems hat massgeblich zum Erfolg unserer Projekte beigetragen. Als zuverlässiger Partner bringt die a&f systems fundiertes Fachwissen und lokalen Support ein, die unsere Lösungen ergänzen und eine reibungslose Implementierung und den Betrieb für unsere Kunden sicherstellen.»

Gerard van den Akker, Marketing Operations Manager WoodWing

Anfangs wurde ein hybrider Ansatz verfolgt. Infolge der gesetzten Projekt-Timelines wurde jedoch schnell klar, dass es einen stetigen Zufluss von zu vielen neuen Aufgaben, Anforderungen und technischen Herausforderungen gab. Dieser konnte von keiner der beteiligten Organisationen gehandhabt werden – die Menge und Komplexität war zu hoch.  Somit wurde auf eine klassische Sprint-Organisation und damit den DevOps-Approach gewechselt, um den Workload und die Entwicklungen besser steuern zu können.

Dieser Ansatz beinhaltete eine Reihe von Praktiken, Tools und eine kulturelle Philosophie, die die Prozesse zwischen Softwareentwicklung und IT-Teams automatisieren und integrieren sollten.  Sowohl die Technologie als auch das Mindset der Beteiligten wurde standardisiert. Durch diese Standardisierung der Arbeitsschritte kann eine Entwicklung zukünftig rasch in den produktiven Betrieb übergehen. Das Schema sah folgendermassen aus:  Entwicklung –> Testing –> Q&A –> Training –> GoLive. Falls nötig, sollten neue Funktionalitäten nach dem GoLive Schritt für Schritt hinzugefügt werden.

«Unsere Erwartungen an das erste Cloud-Projekt in Europa waren, die Skalierbarkeit, Flexibilität und Effizienz unseres cloudbasierten Angebots zu demonstrieren. Das Ergebnis hat unsere Erwartungen übertroffen!»

Gerard van den Akker, Marketing Operations Manager WoodWing

Die Herausforderung

Die grössten Herausforderungen lagen in den drei unterschiedlichen Sprachen, den komplett unterschiedlichen Abläufen und Systemen und dem Re-Use, welcher im Zentrum stand und bisher nicht gelebt wurde – und wenn, dann nur pro Land. Im Zuge der Zusammenarbeit wurden drei unterschiedliche Ländertemperamente und Arbeitsarten vereint. Zudem bestanden verschiedene Strukturen der Teams und unterschiedliche Wissenstände. Aufgrund der Grösse des Medienhauses wurde ein hoher Grad an Standardisierung angestrebt. Sowohl im Aufbau und der Integration des Systems als auch im Unterhalt des Tagesgeschäftes. Das Arbeiten mit drei verschiedenen Ländern und Kulturen war zwar einerseits herausfordernd, jedoch auch genauso spannend. Jedes Land hat eigene Probleme und Hürden im «alten» System, aber auch im neuen. Die grosse Gruppe aus allen drei Ländern zu schulen, zu briefen und auf die neuen Prozesse einzuschwören war zugleich eine Herausforderung, aber auch ein grosser Erfolg.

Das Fazit

Durch das Nutzen der sogenannten SmartTemplates (InDesign Templates, welche gemeinsam erarbeitet wurden, um die Mehrheit der Magazine möglichst vereinfacht und automatisierter zu erstellen) wird die tägliche Arbeit optimiert und dadurch wesentlich effizienter.  Der Support konnte länderübergreifend zusammengeführt werden, da nun alle gleich arbeiten. Personen können sich bei auftretenden Problemen über die Länder hinweg unterstützen und Synergien nutzen. Es wurden wichtige Erfahrungen für den Umgang mit WoodWing Cloud gesammelt und kontinuierlich Verbesserungenvorschläge eingebracht. Die Zusammenarbeit innerhalb der gesamten Unternehmensgruppe ist signifikant verbessert worden. Die Wiederverwendung von Daten wurde stark gefördert und funktioniert ebenfalls länderübergreifend.

a&f, Bauer und WoodWing ­– Ein Einblick in die Zusammenarbeit

a&f systems: Warum bietet WoodWing die idealen Produkte für einen Grosskunden wie die Bauer Media Group?

WoodWing: WoodWing bietet seit mehr als zwei Jahrzehnten erstklassige Software-Lösungen und Dienstleistungen, die auf die dynamischen Anforderungen von Grossverlagen wie der Bauer Media Group zugeschnitten sind. Unser Produktportfolio, darunter WoodWing Studio und WoodWing Assets, wurde entwickelt, um die Effizienz von Multichannel-Publishing, Content-Produktionsworkflows und Digital Asset Management zu steigern. Dieses robuste Angebot ermöglicht es Unternehmen, ihre Arbeitsabläufe zu rationalisieren und eine nahtlose Zusammenarbeit und Verteilung über verschiedene Plattformen und Kanäle zu gewährleisten, was für ein Medienunternehmen wie die Bauer Media Group von entscheidender Bedeutung ist, um im Wettbewerb die Nase vorn zu haben.

a&f systems: Das Bauer-Projekt war das erste WoodWing-Cloud-Projekt in Europa. Was waren eure Erwartungen und wie seht ihr das Ergebnis?

WoodWing: Unsere Erwartungen an das erste Cloud-Projekt in Europa waren, die Skalierbarkeit, Flexibilität und Effizienz unseres cloudbasierten Angebots zu demonstrieren. Unser Ziel war es, unserem Kunden einen nahtlosen Übergang in die Cloud zu ermöglichen, um die Zusammenarbeit zu verbessern, die Produktivität zu steigern und die Betriebskosten zu senken. Das Ergebnis hat unsere Erwartungen übertroffen und WoodWings Fähigkeit unter Beweis gestellt, innovative und zuverlässige Cloud-Lösungen zu liefern, die den komplexen Anforderungen von Grossunternehmen gerecht werden. Dieses Projekt hat für uns als Unternehmen neue Massstäbe gesetzt, und wir werden auch weiterhin die von unserem weltweiten Kundenstamm erwartete Qualitätsleistung erbringen.

a&f systems: Welchen Ansporn geben euch Projekte wie das der Bauer Media Group?

WoodWing: Dieses Projekt motiviert uns, Grenzen zu überschreiten, indem wir die Verlage bei der Schaffung eines kollaborativen, effizienten Workflows und der Bewältigung realer Herausforderungen unterstützen. Es ermutigt uns zu ständiger Innovation, zur Verbesserung unserer Produkte und unseres Kundensupports, um in der Branche führend zu bleiben und die Bedürfnisse unserer Kunden zu erfüllen

a&f systems: Was empfehlt ihr anderen Unternehmen ähnlicher Grösse im Hinblick auf zukunftssicheres Publizieren?

WoodWing: Unternehmen aller Grössenordnungen, die ihre Publishing-Prozesse zukunftssicher machen wollen, empfehlen wir, die digitale Transformation mit dem Fokus auf Skalierbarkeit, Flexibilität und Integration anzunehmen. Die Investition in umfassende Lösungen wie die von WoodWing, die ein effizientes Content-Management über mehrere Kanäle hinweg ermöglichen, ist unerlässlich. Darüber hinaus sichert der Einsatz von Cloud-basierten Plattformen für eine bessere Zusammenarbeit und Anpassungsfähigkeit an sich ändernde Marktanforderungen den langfristigen Erfolg, den Zugang zu den neuesten Produktinnovationen und die Nachhaltigkeit.

a&f systems: Was sind eure Pläne für die Zukunft, um Unternehmen wie der Bauer Media Group noch bessere Produkte anzubieten?

WoodWing: Unsere Pläne beinhalten kontinuierliche Forschung und Entwicklung, um unser Produktportfolio weiter zu erneuern und fortschrittliche Technologien wie KI und maschinelles Lernen für intelligenteres Content Management und Analysen zu integrieren. Unser Ziel ist es, das Nutzererlebnis zu verbessern, Arbeitsabläufe weiter zu rationalisieren und personalisierte, skalierbare Lösungen anzubieten. Wir haben uns zum Ziel gesetzt, den Branchentrends immer einen Schritt voraus zu sein und sicherzustellen, dass unsere Lösungen die Erwartungen von Unternehmen wie der Bauer Media Group nicht nur erfüllen, sondern übertreffen.

a&f systems: Wie seht ihr die Zusammenarbeit mit der a&f systems?

WoodWing: Die Zusammenarbeit mit der a&f systems hat massgeblich zum Erfolg unserer Projekte beigetragen. Als zuverlässiger Partner bringt die a&f systems fundiertes Fachwissen und lokalen Support ein, die unsere Lösungen ergänzen und eine reibungslose Implementierung und den Betrieb für unsere Kunden sicherstellen. Die Partnerschaft ermöglicht es uns, qualitativ hochwertige, massgeschneiderte Lösungen zu liefern, die den spezifischen Anforderungen unserer Kunden entsprechen. Wir betrachten unsere Beziehung zur a&f systems als einen wichtigen Bestandteil unseres Erfolgs und freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit, um unsere Kunden noch besser bedienen zu können. WoodWing hat sich der Bereitstellung innovativer Lösungen verschrieben, die unsere Kunden in die Lage versetzen, in ihren jeweiligen Branchen führend zu sein, und wir freuen uns auf die zukünftigen Möglichkeiten, die dieses Engagement mit sich bringen wird.

Ihr Ansprechpartner

Serge Dillier

Deputy CEO & Co-Owner, Head of Applications, Member of the Executive Board