DER SPIEGEL setzt im Projekt «Workflows + Systeme» auf a&f systems und die Produktpalette von WoodWing

DER SPIEGEL arbeitet seit 2019 mit WoodWing Assets; im Sommer 2021 soll WoodWing Studio gruppenweit ausgerollt werden. Im Projekt «Workflows + Systeme» verschmilzt nun die Print- und Online-Redaktion auf der Ebene der Inhalteproduktion. Die a&f systems begleitet die komplette technische Umstellung.

DER SPIEGEL setzt im Projekt «Workflows + Systeme» auf a&f systems und die Produktpalette von WoodWing

Der SPIEGEL ist ein deutschsprachiges Nachrichtenangebot der SPIEGEL-Gruppe in Hamburg. Politisch unabhängig, keiner wirtschaftlichen Gruppierung nahestehend, nur sich selbst und seinen Lesern und Nutzern verpflichtet – steht der SPIEGEL seit über 70 Jahren für investigativen Journalismus.

Der gedruckte SPIEGEL ist Deutschlands auflagenstärkstes Nachrichten-Magazin. SPIEGEL.de ist die publizistische Plattform der SPIEGEL-Redaktion im Netz, auf der alle redaktionellen Inhalte des SPIEGEL eine Heimat finden. Die Marke SPIEGEL findet eine wöchentliche Leserschaft von mehr als 16 Millionen. Damit ist DER SPIEGEL eine der wichtigsten Nachrichtenangebote im deutschsprachigen Raum. Laut einer Leseranalyse im Jahr 2020 greifen fast zwei Drittel der Entscheidungsträger in Wirtschaft und Verwaltung auf das Magazin zurück. Besonders machen den SPIEGEL auch die Besitzverhältnisse: Die Hälfte des Unternehmens gehört der Belegschaft. Im Projekt «Orange» verschmelzen seit 2018 die Print- und Online-Redaktion zu einer Gesamtredaktion. Die a&f systems hat die technische Umstellung begleitet.

Ausgangslage

Seit August 2018 betreibt der SPIEGEL das Projekt «Orange» Ziel: Die bislang unabhängig voneinander agierenden Redaktionen von Print und Online wurden in einer Organisation zusammengefasst. Wesentliche Schritte sind bereits abgeschlossen. So agiert die Redaktion unter einer Chefredaktion und mit gemeinsamen Ressortleitungen. Die Kolleginnen und Kollegen schreiben und produzieren digitale Inhalte für die Webseite SPIEGEL.de und für die Printausgaben des SPIEGEL. Mit dem Projekt «Workflow + Systeme» wird der Zusammenschluss nun auf der Ebene der Produktionsabläufe umgesetzt. Künftig sollen die rund 800 Kolleginnen und Kollegen in gemeinsamen Systemen arbeiten. Die Inhalte sollen zukünftig nach dem Prinzip «Story first» erstellt werden. Im Rahmen der Umstellung werden auch alle redaktionellen Systeme modernisiert. Die Aufgabe der a&f systems liegt unter anderem darin, den Aufbau der Heftproduktion entsprechend den Kundenbedürfnissen aufzubauen und zu vertiefen.  

Projektablauf

Die Zusammenarbeit startete 2018 durch eine Anfrage an die deutsche Tochterfirma der a&f systems ag – die CoreLab GmbH, heute a&f systems gmbh. Das damalige Ziel war ein Support für WoodWing Elvis DAM (heute «Assets»), das als gruppenweites Bildsystem in Betrieb genommen wurde. Dass die a&f systems der ideale Partner für einen 24/7-Support ist, wurde schnell klar: Hohes WoodWing- und Publikations-Know-how, Flexibilität, Nähe zum Kunden sowohl in Deutschland als auch in der Schweiz und ausreichende Ressourcen überzeugten auf ganzer Linie.  

Im Jahr 2019 wurde gemeinsam die gesamte WoodWing-Systemlandschaft bei einem neuen Hosting-Partner konsolidiert und etabliert. WoodWing Assets ist seit Anfang 2020 als Bildsystem in das CMS für den neuen SPIEGEL-Webauftritt eingebunden.

Beim Projekt «Workflows + Systeme» wurde von Anfang an grossen Wert auf den späteren Betrieb der Produktionsumgebung gelegt, daher kam es auch bei diesem Projekt wieder zu einer Zusammenarbeit. Das Projekt nahm schnell an Fahrt auf – gemeinsam wurde ein SPIEGEL-Lab aufgebaut, das die zukünftige Arbeitsweise «simuliert» und den Kolleginnen und Kollegen in 2020/2021 entsprechend live vorgeführt werden kann. 

«Das SPIEGEL-Lab war grossartig und hat einige wichtige Impulse gesetzt, vor allem die Möglichkeiten von WoodWing Studio, Inhalte in Dossiers zu konsolidieren und die idealen Erweiterungsmöglichkeiten haben sehr gut gefallen. Das passt perfekt zum SPIEGEL.»

Stefan Schärer, Head of Sales & Marketing a&f systems ag 

Die SPIEGEL Tech Lab GmbH – ein Unternehmen der SPIEGEL Gruppe mit Sitz in Hamburg – war als zentrale Einheit für die Erstellung der gesamten neuen Content-Plattform verantwortlich. Also vom Editor samt Themenplanung und Aufgabenmanagement, zur Anbindung von Online Anzeigensystemen, Integration von Paywall-Lösungen und schlussendlich der Auslieferung der Seiten.

Für die anstehende Umstellung auf die gesamte WoodWing-Palette (Assets und Studio) wurden 2020 umfangreiche Konzept-Vorarbeiten und Projektbegleitungen vorgenommen. In einem LAB-System wurden neue Workflows, Möglichkeiten und Arbeitsweisen konzipiert, eingerichtet und mit den Ressorts und Bereichen abgestimmt. Ein wichtiger Aspekt war, den Gesamtablauf aus Sicht der Redaktion durch alle beteiligten Systeme transparent darzustellen. Dabei sollten die Systeme der Dynamik der digitalen Anforderungen gerecht werden und diese mit den technischen Anforderungen aus der Printwelt verschmelzen. Das erforderte einen perfekt verzahnten Workflow der verschiedenen Systeme. WoodWing bietet dies sozusagen von Haus aus, inklusive vielfältiger Anbindungs- und Integrationsmöglichkeiten.

«Wir sind froh, einen Partner wie a&f an der Seite zu haben. Das Projekt ist sehr umfangreich, dementsprechend gab es viele Anforderungen und es musste viel konzeptionell erarbeitet werden. Mit dem gemeinsam erarbeiteten Workflow sind wir sehr zufrieden und blicken optimistisch auf das Go-Live.»

Alexander Thiel, Leiter redaktionelle Systeme und Workflows SPIEGEL-Verlag 

Im zweiten Halbjahr findet das Go-Live des Projekts «Workflows + Systeme» statt, damit werden die neuen redaktionellen Abläufe und Systeme zur Produktion der Inhalte genutzt. Seit Anfang des Jahres 2021 findet der Aufbau der technischen Umgebungen statt, verbunden mit entsprechenden Anwendertests. Im zweiten Quartal 2021 folgten umfangreiche Schulungen – hierbei wurden etwa 800 Personen in den neuen Workflows und Tools geschult. Das Go-Live Ende Sommer wird mit intensiver Begleitung beim Produktionsstart stattfinden. In den Folgemonaten werden SPIEGEL-Derivate ebenfalls auf WoodWing Studio folgen. 

«Die Zusammenarbeit mit den Mitarbeitenden und Projektverantwortlichen des SPIEGEL-Verlages ist grossartig. Alle Beteiligten zeigen grosses Interesse, die Stimmung ist immer angenehm, offen und transparent. Die Partnerschaft steht zu jeder Zeit im Fokus.»

Priska Stephani, Assistentin der Geschäftsleitung und Projektverantwortliche a&f systems ag

Fazit

Die Zusammenarbeit ist für beide Seiten von Erfolg gekrönt. Fristen und Zielsetzungen wurden eingehalten, a&f zusammen mit WoodWing überzeugte auf ganzer Linie. Einschränkungen gab es zwar hinsichtlich der Corona-Massnahmen und damit verbunden den Besuchen vor Ort. Die Schulungen und der Umstellungssupport mussten für alle Pandemie-Varianten ausgelegt werden. Durch die stets offene und transparente Kommunikation auch seitens des SPIEGEL-Verlags konnten die gesteckten Ziele trotzdem erreicht werden.

«Wir bedanken uns herzlich beim gesamten SPIEGEL-Team für die tolle Zusammenarbeit. Das Projekt ist auch für uns ein weiterer Meilenstein und hat allen Beteiligten grossen Spass gemacht. Hürden und Herausforderungen wurden gemeinsam gestemmt, der Austausch war sehr freundschaftlich.

Stefan Schärer, Head of Sales & Marketing a&f systems ag
Alexander Thiel, Leiter redaktionelle Systeme und Workflows SPIEGEL-Verlag 

Ihr Ansprechpartner

Stefan Schärer

Head of Sales & Marketing, Co-Owner, Member of the Executive Board