Die Migros löst den Transfershop ab – und erweitert das Einsatzgebiet der JournalSuite von Dataplan
Unter dem allgemein gehaltenen Projektnamen «Ablösung Transfershop» liefen insgesamt vier Projekte gleichzeitig. Diese wurden nun gemeinsam mit der a&f systems erfolgreich abgeschlossen.
Die Migros ist eines der grössten Detailhandelsunternehmen der Schweiz. Zehn regionale Genossenschaften bilden den Migros‐Genossenschafts‐Bund (MGB), zu dem die zahlreichen Tochtergesellschaften wie Denner, Migrolino oder Digitec Galaxus gehören. Bereits seit 1994 sind die Migros und die a&f systems ein eingespieltes Team. Zuletzt durften wir das Detailhandelsunternehmen bei der erfolgreichen Umstellung auf WoodWing Studio und Assets begleiten. Inzwischen wurden vier weitere Projekte umgesetzt – zur vollen Zufriedenheit der Beteiligten von a&f systems und Migros.
Die Ausgangslage und Zielsetzung
Der Transfershop stand vor dem End-of-Life (EOL). Zudem war die Ausgangslage komplex aufgebaut, mit diversen manuellen Prozessen, Tools und tangierenden parallel laufenden Prozessen. So mussten die Anzeigen-PDFs nach dem Empfang manuell mit PitStop geprüft und korrigiert werden. Alle angelieferten PDFs mussten umbenannt, um einer strikten Namenskonvention zu entsprechen, und anschliessend in eine vordefinierte Ordnerstruktur abgelegt werden. Dazu kam, dass die bestehende Lösung die Security-Anforderungen und das Customer-Service-Level aus Fachabteilung und Kundenperspektive nicht mehr erfüllten. Es sollten also einerseits die Prozesse optimiert und andererseits die Systemlandschaft verschlankt werden. Zudem sollte der Upload- und Prüfungsprozess für Kunden unter Einhaltung der Security-Anforderungen vereinfacht und weitgehend automatisiert werden.
Die Lösung und der Projektablauf
Die ersten Gespräche und Präsentationen zwischen der Migros und der a&f systems fanden bereits Ende 2022 statt. Zuerst überlegte die Migros, eine Eigenentwicklung als Ablösung des Transfershops einzusetzen und diese an die JournalSuite anzubinden. Doch die ersten Präsentationen vom Hersteller Dataplan zeigten ganz klar, dass die benötigten Tools in Form des AdPortals und dem AdvertManager bereits vorhanden sind und damit perfekt in die Dataplan JournalSuite integriert sind.
Weil aus den Präsentationen jedoch noch viele Detailfragen offenblieben, entschied man sich, einen Proof of Concept (PoC) auf dem Migros DataplanServer-Testsystem durchzuführen. Sollte dieser erfolgreich sein, würde die Lösung auf dem Produktionssystem integriert werden. Im Rahmen dieses PoC wurde schnell klar, dass das AdPortal und der AdvertManager die richtigen Werkzeuge für die Migros sind.
Unter dem allgemein gehaltenen Projektnamen «Ablösung Transfershop» liefen eigentlich vier Projekte gleichzeitig:
1. Das namensgebende Projekt «Ablösung Transfershop»
In diesem Projekt ging es darum, den «Transfershop» abzulösen. Dieser war ein Web-Portal, auf welchem die Anzeigenmotive für die Migros Magazin-Titel in Form von PDFs hochgeladen wurden. Der Transfershop wurde durch die im DataplanServer vollintegrierten Produkte AdPortal und AdvertManager ersetzt. Während das AdPortal die Ablösung des Transfershops darstellt, also zum Hochladen von Anzeigenmotiven genutzt wird, wird das AdPortal von der Anzeigenverwaltung genutzt, um den Werbeagenturen oder Anzeigenkunden die Anforderungen für den Upload von Anzeigenmaterial zu senden und generell um die angelieferten Anzeigen PDFs zu verwalten.
2. Ablösung der Anzeigen-Managementsoftware «VM Verlags-Manager» durch «Odoo»
Ziel war es, den Pflegeaufwand für das On-Premise-System zu minimieren. Aus diesem Grund sollte auf eine SaaS-Lösung und damit auf Odoo gewechselt werden.
3. Erweiterung AdPortal um Benutzergruppen
Bei der Präsentation wurde bereits festgestellt, dass das Berechtigungskonzept für das AdPortal verfeinert werden muss. Das hochgeladene Anzeigenmaterial sollte nur den Usern sichtbar gemacht werden, die in derselben Benutzergruppe sind. Diese Funktion musste von Dataplan zusätzlich entwickelt werden.
4. Single Sign-on – Update auf MagazineDesigner
Seitens Migros stand die Anforderung im Raum, auf Single Sign-on (SSO) als Authentifizierung an der JournalSuite umzustellen. Um dies umsetzen zu können, musste der JournalDesigner durch den MagazineDesigner für die Blattplanung ersetzt werden.
Eine Besonderheit war, dass die vier genannten Projekte zwar gleichzeitig gestartet wurden und auch gewisse Abhängigkeiten bestanden, sie jedoch zeitlich unabhängig voneinander umgesetzt werden konnten. So war die Umsetzungsreihenfolge auf dem Produktionssystem wie folgt:
- Anfang Juli 2023: Single Sign-on und Umstieg auf MagazineDesigner
- Mitte August 2023: Einführung AdPortal mit AdvertManager
- Anfangs Oktober: Umstieg Anzeigenschnittstelle von VM Verlags-Manager auf Odoo
«Ich arbeite gerne für die Migros. Ich empfinde meine direkten
Pascal Reutener, System Engineer Applications a&f systems ag
Kontaktpersonen immer als sehr entspannt, aufgeschlossen und konstruktiv. Mit Dr. Jochen Franzke als direkten
Ansprechpartner seitens Dataplan hat die Zusammenarbeit sehr viel Spass gemacht.»
«Die a&f systems ist ein bestehender Partner und weist langjährige Erfahrung vor. Die Lösung ist nun erfolgreich und zufriedenstellend im Einsatz.»
Dennis Wegener, Project Manager Modern Workplace Migros Supermarkt AG
Das Fazit
Die vorherigen manuellen Schritte waren fehleranfällig und sind durch den Einsatz des AdPortals und des AdvertManagers automatisiert. Die Anzeigen-PDFs werden nun beim Upload auf die richtige Anzeigengrösse geprüft und gegebenenfalls durch PitStop nach voreingestellten Regeln korrigiert. Die Zuweisung der Anzeigen-PDFs an die Buchung geschieht bei einem aufgeforderten Anzeigen-Upload automatisch und es müssen keine Namenskonventionen und Ablageverzeichnisse berücksichtigt werden. Durch die Einbindung von Automatismen wurden Fachabteilungen und Anzeigenkunden entlastet, das Handling ist für beide Parteien anwendungsfreundlich.
Damit war das Projekt von der Evaluierung bis hin zur Umsetzung erfolgreich und ein «strategischer Fit» in die bestehende Infrastruktur der Migros. Zwar gab es organisatorische Herausforderungen, diese konnten jedoch nach gemeinsamen Abstimmungen gemeistert und lösungsorientiert umgesetzt werden. Sowohl die a&f systems als auch die Migros sind sehr zufrieden mit dem Ablauf der einzelnen Projekte.
«Aus meiner Sicht sind die Projekte vollkommen gelungen. Das Feedback von Migros und im Speziellen der Anzeigenabteilung ist sehr positiv. Für die Migros sind die neuen Abläufe und eingesetzten Tools eine grosse Erleichterung.»
Pascal Reutener, System Engineer Applications a&f systems ag
«Das Projekt verlief gut und wurde kompetent und unter Fachexpertise der a&f systems aktiv unterstützt. Die langjährige Zusammenarbeit und die Kenntnis der a&f über unsere bestehende Systemlandschaft und die Prozesskenntnis in der neuen Anwendung haben massgeblich zum Erfolg beigetragen. Gemeinsam konnten schlanke Prozesse etabliert und so die gewünschte Qualität erreicht werden.»
Dennis Wegener, Project Manager Modern Workplace Migros Supermarkt AG
