Beratung, Umsetzung, Betrieb – die Schul-IT in Münchenbuchsee

Seit 2015 arbeitet die Gemeinde Münchenbuchsee mit der a&f systems ag zusammen. Angefangen mit kleineren Reparaturen betreut die a&f heute die gesamte ICT-Umgebung von insgesamt sieben Schulhäusern und fünf Kindergärten. Münchenbuchsee ist eine Gemeinde nahe Bern mit etwa 10'000 Einwohnerinnen und Einwohnern. Der Ort zeichnet sich vor allem durch gute Schulen, ein breites Freizeit-und Kulturangebot, angrenzende Naherholungsgebiete und die sehr gute Verkehrserschliessung aus.

«Projekte im Education-Umfeld sind für uns immer sehr spannend und herausfordernd. Der Grund ist, dass die IT einer Schule mit rund 400 - 500 Schülern, jährlichen Personen-Wechseln, hohen Sicherheits-Anforderungen (Daten-Schutz etc.) deutlich komplexer aufgebaut ist als ein Standard Schweizer KMU.»
Philippe Lindegger, Mitinhaber und Leiter System Engineering

Ausgangslage

Im Jahr 2015 stellte die Gemeinde Münchenbuchsee erste Anfragen an die a&f bezüglich Reparaturen  von Apple-Hardware. Es folgte ein Mandat für eine neutrale Analyse der bestehenden ICT-Umgebung. Zudem sollten schnellstmöglichst die hohen Supportkosten der Gemeinde Münchenbuchsee minimiert werden. Die Zusammenarbeit wurde anschliessend sukzessiv weiter ausgebaut.

«Mit a&f haben wir einen Partner, der uns von Anfang an kompetent einen guten Weg aufgezeigt hat.»
Manfred Waibel, Gemeindepräsident Münchenbuchsee

Zielsetzung

Ziel der Gemeinde Münchenbuchsee war es, mithilfe eines neuen ICT-Konzeptes die bisher sowohl intern als auch extern aufgewendeten Support-Kosten deutlich zu senken und die Abläufe zu strukturieren. Zudem sollten ab 2016 auch die Anforderungen des neuen Lehrplans 21 erfüllt werden. Die a&f wurde zur Beratung und Konzeption einer möglichen Lösung hinzugezogen.

Projektablauf

                           

Zu Beginn des Projektes nahm die a&f systems ag zusammen mit dem Schulleiter und dem ehemaligen ICT-Dienstleister an einem Schul-Meeting teil. Um die Support-Aufwände zu minimieren, wurden die Apple-Arbeitsstationen auf eine zentrale Verwaltung mittels Munki umgestellt. Mithilfe von Munki lassen sich Apple-Geräte einfach verwalten, neue Geräte sind innert kürzester Zeit einsatzbereit, Insellösungen werden vermieden.

«Die grosse Herausforderung beim Projekt lag darin, in nützlicher Frist an die gewünschten Informationen zu gelangen und sich abzugrenzen. Projekt-Meetings mit der Schulleitung und den Lehrpersonen fanden jeweils meist abends statt, um nicht mit dem Stundenplan zu konfrontieren. Gerne haben wir der Gemeinde Münchenbuchsee diese Flexibilität ermöglicht.»
Philippe Lindegger, Mitinhaber und Leiter System Engineering

Ab 2016 stand die Nachfrage nach einem ICT-Konzept im Vordergrund, das die Anforderungen des Lehrplans 21 abdeckt. Hierfür erstellte die a&f zusammen mit der Gemeinde Münchenbuchsee eine Anforderungs-Analyse. Im Anschluss wurde gemeinsam die Ist-Situation aufgenommen, sowohl in den Bereichen Hardware als auch Software und Zuständigkeiten.

«a&f hat mit ihrer Erfahrung und ihrem Wissen den Prozess zielführend begleitet.»
Manfred Waibel, Gemeindepräsident Münchenbuchsee

Für eine ideale Lösungssituation erstellte die a&f systems ag ein technisches Konzept inklusive mehrerer Lösungs-Varianten. Ein besonderer Fokus wurde hier auf den Bereich Datenschutz und die zentrale Verwaltung der Systeme, vorwiegend Cloud-Services, gelegt. Nebenbei stand die a&f durchgehend beratend zur Seite:

  • Unterstützung bei der Konzept-Präsentation und Beantwortung von Fragen vor dem Gemeinderat
  • Unterstützung bei der Konzept-Präsentation und Beantwortung von Fragen vor der Schulleitung
  • Unterstützung bei der Konzept-Präsentation und Beantwortung von Fragen vor den Lehrpersonen
  • Unterstützung bei der Auswahl der zukünftigen Hardware
  • Unterstützung bei der Auswahl der zukünftigen Applikationen
  • Unterstützung bei der Planung einer öffentlichen SIMAP-Ausschreibung

Im Jahr 2017 wurde das technische ICT-Konzept an eine externe Ausschreibungs-Kommission übergeben. Während der Ausschreibungszeit übernahm die a&f alle anfallenden Support-Arbeiten und unterstützte den Kunden auf technischer Ebene. Seit 2018 ist die a&f schliesslich für die Betreuung der gesamten ICT-Abteilung für einen Zeitraum von fünf Jahren verantwortlich.

Aktuelle Situation

Die Apple-Umgebung der Schulhäuser und Kindergärten wird seitens a&f laufend überwacht und zentral verwaltet. Mittels Outsourcing unterstützen die Apple System Engineers der a&f in regelmässigen Abständen die Verantwortlichen vor Ort. Die Gemeinde Münchenbuchsee nutzt zusätzlich die HelpLine und den 24/7 Bereitschaftsdienst der a&f.

 

«Kunden aus dem Bereich der Bildung können bei einer Zusammenarbeit von unserer langjährigen Praxis-Erfahrung in der Wirtschaft profitieren. Zudem bringen wir unsere Standard-Produkte und -Services wie HelpLine, Ticketsystem oder 7x24 Bereitschaftsdienst mit ein.»
Philippe Lindegger, Mitinhaber und Leiter System Engineering

Fazit

Die Gemeinde Münchenbuchsee konnte ihre Support-Aufwände durch das zentrale Apple-Management deutlich reduzieren. Durch den Vor-Ort-Support sind die Kosten übersichtlich und einfach budgetierbar. Der Zugriff auf die 24-Stunden-HelpLine und den Bereitschaftsdienst der a&f garantiert bei einem Ausfall sofortige Hilfe und Unterstützung.

 

«Das Ziel wurde zusammen mit a&f erreicht. Die Abläufe sind strukturiert und das Handling vereinfacht. Schnittstellen sind bereinigt worden und es besteht ein Ablauf, der viel problemlösender ist als früher.»
Manfred Waibel, Gemeindepräsident Münchenbuchsee

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Philippe Lindegger, Head of System Engineering, Co-Owner
Philippe
Lindegger
Designated CEO, Head of System Engineering, Co-Owner
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