Beratung, Umsetzung, Betrieb – die Schul-IT in Münchenbuchsee
Seit 2015 arbeitet die Gemeinde Münchenbuchsee mit der a&f systems ag zusammen. Angefangen mit kleineren Reparaturen betreut die a&f heute die gesamte ICT-Umgebung von insgesamt sieben Schulhäusern und fünf Kindergärten. Münchenbuchsee ist eine Gemeinde nahe Bern mit etwa 10'000 Einwohnerinnen und Einwohnern. Der Ort zeichnet sich vor allem durch gute Schulen, ein breites Freizeit-und Kulturangebot, angrenzende Naherholungsgebiete und die sehr gute Verkehrserschliessung aus.
Ausgangslage
Im Jahr 2015 stellte die Gemeinde Münchenbuchsee erste Anfragen an die a&f bezüglich Reparaturen von Apple-Hardware. Es folgte ein Mandat für eine neutrale Analyse der bestehenden ICT-Umgebung. Zudem sollten schnellstmöglichst die hohen Supportkosten der Gemeinde Münchenbuchsee minimiert werden. Die Zusammenarbeit wurde anschliessend sukzessiv weiter ausgebaut.
Zielsetzung
Ziel der Gemeinde Münchenbuchsee war es, mithilfe eines neuen ICT-Konzeptes die bisher sowohl intern als auch extern aufgewendeten Support-Kosten deutlich zu senken und die Abläufe zu strukturieren. Zudem sollten ab 2016 auch die Anforderungen des neuen Lehrplans 21 erfüllt werden. Die a&f wurde zur Beratung und Konzeption einer möglichen Lösung hinzugezogen.
Projektablauf
Zu Beginn des Projektes nahm die a&f systems ag zusammen mit dem Schulleiter und dem ehemaligen ICT-Dienstleister an einem Schul-Meeting teil. Um die Support-Aufwände zu minimieren, wurden die Apple-Arbeitsstationen auf eine zentrale Verwaltung mittels Munki umgestellt. Mithilfe von Munki lassen sich Apple-Geräte einfach verwalten, neue Geräte sind innert kürzester Zeit einsatzbereit, Insellösungen werden vermieden.
Ab 2016 stand die Nachfrage nach einem ICT-Konzept im Vordergrund, das die Anforderungen des Lehrplans 21 abdeckt. Hierfür erstellte die a&f zusammen mit der Gemeinde Münchenbuchsee eine Anforderungs-Analyse. Im Anschluss wurde gemeinsam die Ist-Situation aufgenommen, sowohl in den Bereichen Hardware als auch Software und Zuständigkeiten.
Für eine ideale Lösungssituation erstellte die a&f systems ag ein technisches Konzept inklusive mehrerer Lösungs-Varianten. Ein besonderer Fokus wurde hier auf den Bereich Datenschutz und die zentrale Verwaltung der Systeme, vorwiegend Cloud-Services, gelegt. Nebenbei stand die a&f durchgehend beratend zur Seite:
- Unterstützung bei der Konzept-Präsentation und Beantwortung von Fragen vor dem Gemeinderat
- Unterstützung bei der Konzept-Präsentation und Beantwortung von Fragen vor der Schulleitung
- Unterstützung bei der Konzept-Präsentation und Beantwortung von Fragen vor den Lehrpersonen
- Unterstützung bei der Auswahl der zukünftigen Hardware
- Unterstützung bei der Auswahl der zukünftigen Applikationen
- Unterstützung bei der Planung einer öffentlichen SIMAP-Ausschreibung
Im Jahr 2017 wurde das technische ICT-Konzept an eine externe Ausschreibungs-Kommission übergeben. Während der Ausschreibungszeit übernahm die a&f alle anfallenden Support-Arbeiten und unterstützte den Kunden auf technischer Ebene. Seit 2018 ist die a&f schliesslich für die Betreuung der gesamten ICT-Abteilung für einen Zeitraum von fünf Jahren verantwortlich.
Aktuelle Situation
Die Apple-Umgebung der Schulhäuser und Kindergärten wird seitens a&f laufend überwacht und zentral verwaltet. Mittels Outsourcing unterstützen die Apple System Engineers der a&f in regelmässigen Abständen die Verantwortlichen vor Ort. Die Gemeinde Münchenbuchsee nutzt zusätzlich die HelpLine und den 24/7 Bereitschaftsdienst der a&f.
Fazit
Die Gemeinde Münchenbuchsee konnte ihre Support-Aufwände durch das zentrale Apple-Management deutlich reduzieren. Durch den Vor-Ort-Support sind die Kosten übersichtlich und einfach budgetierbar. Der Zugriff auf die 24-Stunden-HelpLine und den Bereitschaftsdienst der a&f garantiert bei einem Ausfall sofortige Hilfe und Unterstützung.
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